خدمات اداری و پرسنلی

خدمات اداری و پرسنلی از مهم ترین اصول شرکت ها و دفاتر تجاری و اقتصادی است، بدین منظور نهایت دقت و مویشکافی در این امر باعث جلوگیری از شکست و ضرر شرکت ها در نظم کاری و برنامه مالی خواهد شد. از اصول خدمات اداری و پرسنلی که باید به آن دقت کرد و همیشه در نظر داشت امور حضور و غیاب کارکنان و پرسنل شرکت، کارت زنی پرسنل، محاسبه کارکرد ها و کار در روز های تعطیل و اضافه کاری ها، حق بیمه و پرداخت دستمزد به اضافه مزایای آن باید صورت بگیرد که از اصلی ترین و پر اهمیت ترین خدمات ادارای و پرسنلی می باشد که حسابدار بایستی با دقت این موارد را انجام دهد.

انجام امور کارگزینی و استخدامی

از دیگر کار هایی که جز خدمات اداری و پرسنلی محسوب می شود انجام امور کارگزینی و استخدامی می باشد که بایستی این امور به شیوه های مختلفی چون انتشار آگهی استخدامی، تماس و ارتباط با موسسه های کاریابی، تهیه و تنظیم فرم های اطلاعات شخصی و مهارت و غیره.

همچنین آگاهی از اینکه که ارائه درخواست به موسسات کاریابی می تواند جهت استخدام نیرو می تواند یکسری معافیت های مالیاتی داشته باشد به نفع شرکت بوده و باعث پیشبرد منابع مالی شرکت خواهد شد. حتی با وجود واحد اداری و کارگزینی باز هم می توان با مشورت گرفتن از موسسات خدمات حسابداری و مالیاتی از منافع و معافیت های مالی و امتیازات پس از آن سود برد.
ثبت و تنظیم و عقد قراداد های کاری مدت تعیین شده کارکنان، قراداد های تمدیدی، قراداد آزمایشی، قرارداد های جدید، قراداد جهت مشاوره، انتقالی ها و جابجایی ها، اتمام خدمت کارکنان و این چنین مواردی طبق مقررات و دستورالعمل های وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی از خدمات اداری و پرسنلی محسوب می شود.
شرکت ها موظف هستند طبق قوانین و مقررات وزارت کار بر حسب نیاز خود نیروها جدیدی را به تمام وقت یا پاره وقت یا مشاوره ای استخدام نمایند، اما باید در عقد قرارداد و یا ختم قراداد خود با پرسنل دقت نمایند و موارد ذکر شده در قرارداد باعث مشکلاتی برای کارفرما نشود، برای مثال پرسنل شرکت پس از پایان قراداد بایستی از نظر پزشکی آزمایش شود تا سلامتیِ وی تایید شود در غیر اینصورت برای کارفرما از نظر قانونی مشکلاتی پیش خواهد آمد.

تهیه پرونده های پرسنلی

شرکت ها، دفاتر، ادارات و … بایستی برای تمام پرسنل و کارکنان خود پرونده هایی دارای مدارک مورد نیاز تشکیل دهند، مدارک پیش پا افتاده ای چون چند قلم عکس پرسنلی، کپی کارت ملی و شناسنامه، فرم اطلاعات شخصی، مدارک تحصیلی، مدارک سابقه کار و مهارت ها و… که این مدارک باید برای هر فرد به صورت یک پرونده اختصاصی در بایگانی محفوظ بماند.
همچنین یکسری از مدارک دارای اهمیت بوده و ثبت و ضبط آن و محافظت از آن دارای اهمیت ویژه ای است، مدارکی چون چک یا سفته جهت ضمانت، آدرس و تلفن و مشخصات کامل محل زندگی و اطلاعات تماس، بنابراین حفظ این اطلاعات کاملا محرمانه بود و خروج این اطلاعت از بایگانی باعث دردسر برای کارفرما خواهد شد.

درخواست یک تماس رایگان

 

ثبت و تهیه و ارسال بیمه نامه ها

یکی دیگر از وظایف موجود شرکت ها تهیه و ثبت بیمه نامه پرسنل است که بایستی سر زمان تعیین شده و در فرمت خواسته شده به سازمان تامین اجتماعی کشور ارسال گردد. همچنین کارفرمایان باید در کسب اطلاعات پرسنل و کارکنان دقت نمونده و نسبت به ارسال دقیق اطلاعت خاطر جمع باشند در غیر اینصورت اگر کوچکترین اشکالاتی در بیمه نامه کارکنان به چشم بخورد، کارکنان می تواند شکایت خود را از کارفرما نسبت به بیمه نامه به سازمان تامین اجتمایی بفرستند.

پرداخت حقوق پرسنل

همچنین در پرداخت حق و حقوق و دستمزد پرسنل بایستی به تمامی موارد کاری از جمله ثبت و تهیه و تنظیم کارکرد های کارکنان و مرخصی ها و غیب روزانه و ساعتی کارکنان، ساعت دقیق کارکرد ماهانه، ماموریت ها، شب کاری و تعطیل کاری و نوبت کاری و اضافه کاری ها، مرخصی های استحقاقی و استعلاجی و دیگر موارد این چنینی دقت لازم رو به عمل آورد که در پرداخت حقوق دقیق پرسنل تاثیرگذار خواهد بود. و ملزم به ذکر است که کوچکترین خطایی در اعمال برگه حقوقی کارکنان باعث اعتراض کارکنان و یا ضرر کارفرما خواهد شد که برای آسوده خیال بودن در این مسائل می توان به طور موقت یا دائم از مشاوران متخصص این امور کمک و یاری خواست.

نصب دستگاه ورود و خروج پرسنل

با ورود دستگاه های اتوماتیک ثبت ورود و خروج دیگر دردسر های گذشته مثل ثبت ورود و خروج افراد به صورت دستی در دفتر های بزرگ و بایگانی آن به صورت ماهیانه به پایان رسید.
امروز با نصب و راه اندازی دستگاه های ورود و خروج پرسنل به صورت کارت زن، نگه داشتن اثر انگشت و یا ثبت چهره می توان ورود و خروج کارکنان را به طور خودکار در سیستم ثبت کرد و این سیستم در چند ساله اخیر با کارایی مفیدی که داشته بسیار کارآمد بوده.
خدمات اداری و پرسنلی بخشی دیگر از خدمات گروه ایران تکس است. که با توجه به تجربه چندین ساله در این حوزه به بهترین شکل ممکن صورت خواهد گرفت . برای اطلاعات بیشتر در این خصوص با ما در تماس باشید.